Resposta curta
Some os custos diretos da ação (entidade formadora, materiais, sala, deslocações) e os custos indiretos (sobretudo as horas de trabalho dos participantes) e divida pelo número de trabalhadores formados.
Para comparar ações diferentes, calcule também o custo por hora-formando: o custo total a dividir pelas horas da ação multiplicadas pelo número de participantes.
O que entra no custo
Custos diretos
O que a empresa paga para a ação acontecer.
- Preço da entidade formadora ou do formador
- Materiais, manuais e licenças de software
- Aluguer de sala e equipamento
- Plataforma de formação online
- Deslocações, refeições e alojamento
- Certificados e avaliação
Custos indiretos
O que a empresa deixa de produzir ou gasta internamente.
- Horas de trabalho dos participantes
- Encargos sociais sobre essas horas
- Tempo de quem organiza e acompanha
- Substituições ou horas extra para cobrir ausências
- Tempo de formadores internos
Se a ação tiver algum apoio ou cofinanciamento, desconte-o no fim para obter o custo líquido para a empresa.
As três fórmulas que interessam
- Custo total da açãoCustos diretos + custos indiretos − apoios
- Custo por trabalhadorCusto total ÷ número de participantes
- Custo por hora-formandoCusto total ÷ (horas da ação × participantes)
O custo por trabalhador é útil para o orçamento e para o Relatório Único. O custo por hora-formando é o melhor número para comparar propostas com durações ou grupos diferentes.
Como calcular o custo das horas em formação
As horas de formação contínua são pagas como tempo de trabalho. Para saber quanto custam, comece pelo valor horário, com a fórmula do Código do Trabalho:
Depois, acrescente os encargos da empresa com a Segurança Social, que no regime geral são de 23,75%. Para uma retribuição de 1.200 € e 40 horas semanais: 1.200 × 12 ÷ 2.080 = 6,92 € por hora, ou 8,57 € por hora com encargos.
Simplificação útil: para o orçamento anual, use a retribuição média de cada grupo de funções em vez de calcular trabalhador a trabalhador.
Exemplo completo
Uma ação de Excel de 16 horas, online, para 10 administrativos com retribuição média de 1.200 € e 40 horas semanais. O valor da entidade formadora é ilustrativo.
| Componente | Cálculo | Valor |
|---|---|---|
| Entidade formadora | Proposta para o grupo | 1.600,00 € |
| Outros custos diretos | Online, sem sala nem deslocações | 0,00 € |
| Horas dos participantes | 16 h × 10 pessoas × 8,57 € | 1.370,77 € |
| Custo total | Diretos + indiretos | 2.970,77 € |
| Custo por trabalhador | 2.970,77 € ÷ 10 | 297,08 € |
| Custo por hora-formando | 2.970,77 € ÷ 160 | 18,57 € |
Repare que as horas dos participantes valem quase metade do custo total. É por isso que ações longas, mal planeadas ou marcadas em períodos de muito trabalho saem mais caras do que parecem.
Calculadora do custo por trabalhador
Introduza os dados de uma ação de formação para ver o custo total, por trabalhador e por hora-formando.
Custo por hora-formando: 18,57 €
Cálculo indicativo. Não inclui o tempo de organização nem eventuais substituições.
Como reduzir o custo por trabalhador
- Junte grupos com necessidades comuns. O preço de uma ação para um grupo dilui-se por mais pessoas.
- Use formação online nos temas teóricos e digitais. Elimina deslocações, salas e tempo de viagem.
- Divida ações longas em sessões curtas. O custo das horas é o mesmo, mas o impacto na produção é menor e a aprendizagem é melhor.
- Evite os meses de maior trabalho. Uma hora fora da linha de produção em época alta custa mais do que parece.
- Aproveite os formadores internos para procedimentos e ferramentas da casa, com registo da formação.
E não meça só o custo. Uma ação barata que não muda nada no trabalho é sempre a mais cara. Veja como medir resultados no guia Estratégias de avaliação da formação.
Perguntas frequentes
Devo incluir os salários no custo da formação?
Depende do objetivo. Para o orçamento de compras, basta o custo direto. Para conhecer o custo real e comparar formatos, como presencial e online, convém incluir o custo das horas que os trabalhadores passam em formação.
Quem paga a formação contínua obrigatória?
O empregador. A formação contínua é uma obrigação da empresa, e as despesas do trabalhador para a frequentar, como deslocações, são também suportadas pela empresa.
Qual é o custo por hora de formação?
É o custo total da ação a dividir pelo número de horas-formando, ou seja, as horas da ação multiplicadas pelo número de participantes. Permite comparar ações com durações e grupos diferentes.
A formação online fica mais barata?
Muitas vezes sim, porque elimina deslocações, salas e tempo de viagem. Mas o preço da ação pode ser semelhante, e alguns temas práticos funcionam melhor presencialmente. Vale a pena comparar o custo total e não só o preço.
Nota informativa: os valores apresentados são ilustrativos e a calculadora é indicativa. A taxa de encargos sociais indicada corresponde ao regime geral; confirme com o contabilista a taxa aplicável à sua empresa.