Resposta curta
Um plano de formação anual é o documento que diz que formação a empresa vai dar durante o ano, a quem, quando, onde, a que custo e como vai avaliar o resultado.
Prepara-se no fim do ano anterior, a partir do diagnóstico de necessidades, e organiza-se em oito partes. A lei exige pelo menos os objetivos, as entidades formadoras, as ações, o local e o horário.
Quem tem de ter plano de formação
A Lei n.º 105/2009 obriga o empregador a elaborar um plano de formação, anual ou plurianual, com base no diagnóstico das necessidades de qualificação dos trabalhadores. O plano serve para organizar o cumprimento das 40 horas anuais de formação contínua a que cada trabalhador tem direito.
Microempresas: as empresas com menos de 10 trabalhadores estão dispensadas do plano escrito, mas não da obrigação de dar formação. Mesmo assim, uma versão simplificada deste modelo ajuda a não perder horas pelo caminho.
As regras completas sobre horas, prazos e crédito de horas estão no guia Formação obrigatória nas empresas: 40 horas, regras e prazos.
A estrutura do documento
Um plano anual bem organizado cabe em poucas páginas. Estas são as oito partes, pela ordem em que aparecem no documento:
- IdentificaçãoEmpresa, ano a que respeita, responsável pelo plano e data de aprovação.
- EnquadramentoOs objetivos da empresa para o ano e o que a formação deve ajudar a alcançar.
- Diagnóstico de necessidadesResumo das necessidades identificadas, por equipa ou função, e das fontes usadas.
- Objetivos da formaçãoO que deve mudar no trabalho depois da formação, de forma concreta e verificável.Exigido por lei
- Ações de formaçãoA tabela com cada ação, a entidade formadora, o local e o horário. É o centro do plano.Exigido por lei
- Calendário anualA distribuição das ações pelos meses e as horas previstas por trabalhador.
- OrçamentoCusto de cada ação e total do ano, incluindo salas, materiais e deslocações.
- Avaliação e acompanhamentoComo se mede o resultado, quem acompanha a execução e quando se revê o plano.
Anexo: registo da consulta aos trabalhadores e pareceres recebidos.
Modelo para a tabela de ações
A tabela de ações é a parte que mais se consulta durante o ano. Uma linha por ação, com estas colunas, cobre o que a lei exige e o que é preciso para gerir o plano:
| Coluna | O que indicar | Lei |
|---|---|---|
| Ação de formação | Nome e conteúdos principais | Obrigatório |
| Objetivo | O resultado esperado no trabalho | Obrigatório |
| Entidade formadora | Interna ou nome da entidade contratada | Obrigatório |
| Local | Instalações da empresa, da entidade ou online | Obrigatório |
| Horário | Período previsto e horário das sessões | Obrigatório |
| Destinatários | Funções ou nomes e número de participantes | Recomendado |
| Horas | Duração por participante | Recomendado |
| Modalidade | Presencial, online ou misto | Recomendado |
| Custo estimado | Valor da ação e custos associados | Recomendado |
| Avaliação | Como se vai medir o resultado | Recomendado |
Uma folha de cálculo funciona bem para esta tabela: permite filtrar por trabalhador, somar horas e acompanhar a execução. Para ver uma tabela preenchida, consulte o exemplo no guia Plano de Formação 2027: quando e como preparar.
Como distribuir a formação ao longo do ano
O erro mais comum de um plano anual é deixar a maior parte das horas para os últimos meses. Uma distribuição mais segura concentra a formação no primeiro semestre e deixa margem no fim do ano para recuperar ações adiadas:
Ajuste esta regra ao calendário da sua atividade:
- Comércio e retalho: evite novembro e dezembro, os meses de maior movimento.
- Hotelaria e restauração: concentre a formação na época baixa, antes do verão.
- Contabilidade e serviços administrativos: evite os períodos de obrigações fiscais mais pesadas.
- Indústria: aproveite paragens programadas e semanas de menor produção.
Sempre que possível, prefira ações curtas e espaçadas, de quatro a oito horas, a uma única ação longa. As equipas não ficam paradas e o que se aprende tem tempo para ser aplicado.
Indicadores para acompanhar
Cinco números simples mostram se o plano está a ser cumprido e se está a dar resultado:
- Horas por trabalhadorComparadas com as 40 horas anuais de cada pessoa.
- Trabalhadores abrangidosPercentagem que já fez formação no ano; a lei exige pelo menos 10%.
- Taxa de execuçãoAções realizadas face às previstas no plano.
- Custo por trabalhadorInvestimento total dividido pelo número de formandos.
- Aplicação no trabalhoO que as chefias observam semanas depois de cada ação.
A revisão a meio do ano
Marque no calendário uma revisão em junho ou julho. É o momento de responder a quatro perguntas:
- Que ações previstas para o primeiro semestre ficaram por fazer, e quando vão ser recuperadas?
- Há trabalhadores que ainda não fizeram nenhuma hora de formação?
- Surgiram necessidades novas, como um novo software ou uma nova função?
- O orçamento está a ser cumprido?
Registe as alterações no plano, com a data. No fim do ano, esta informação é a base do Anexo C do Relatório Único e do plano seguinte.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre um plano de formação anual e plurianual?
O plano anual cobre um único ano e é revisto de raiz no ano seguinte. O plurianual cobre dois ou três anos e é útil para projetos longos, mas deve ser revisto todos os anos. A lei aceita as duas formas.
Posso alterar o plano de formação durante o ano?
Sim. O plano é um instrumento de gestão e pode ser ajustado quando surgem novas necessidades ou uma ação é cancelada. Convém registar as alterações e a data, para que o plano corresponda à formação realmente dada.
O plano de formação tem um formato obrigatório?
Não existe um formulário oficial. A lei indica o conteúdo mínimo: objetivos, entidades formadoras, ações de formação, local e horário. Pode ser um documento de texto ou uma folha de cálculo, desde que esteja datado e aprovado pela gerência.
As microempresas precisam de plano de formação anual?
As microempresas, com menos de 10 trabalhadores, estão dispensadas de elaborar o plano escrito, mas continuam obrigadas a dar formação contínua. Ter um plano simples ajuda a cumprir as horas e a provar que foram dadas.
Nota informativa: este guia tem caráter geral e não dispensa a consulta da legislação em vigor, nomeadamente do Código do Trabalho e da Lei n.º 105/2009, nem o aconselhamento jurídico adequado à situação concreta de cada empresa.