Resposta curta
Planeie as horas por trabalhador logo no início do ano e divida-as em ações curtas e regulares, de preferência dentro do horário de trabalho.
Quatro ações de 8 a 16 horas, espalhadas pelo ano, chegam às 40 horas sem sobrecarregar ninguém. E registe tudo: sem registos, a formação dada não se consegue provar.
As regras essenciais
- 40 horas
- Cada trabalhador tem direito a pelo menos 40 horas de formação contínua por ano.
- 10% por ano
- Em cada ano, a formação deve abranger pelo menos 10% dos trabalhadores com contrato sem termo.
- Contratos a termo
- Com duração de três meses ou mais, as horas são proporcionais à duração do contrato nesse ano.
- Horas em falta
- As horas não dadas até ao fim dos dois anos seguintes transformam-se em crédito de horas do trabalhador. O crédito que não for usado cessa ao fim de três anos.
- Fim do contrato
- Quando o contrato termina, o trabalhador tem direito a receber o valor das horas de formação que ficaram por dar.
Os prazos e os cálculos estão explicados em pormenor no guia Formação obrigatória nas empresas: 40 horas, regras e prazos.
40 horas, na prática
Quarenta horas são uma semana de trabalho. Ditas assim parecem muito, mas divididas pelo ano tornam-se fáceis de encaixar:
- 5dias de 8 horas
- 10sessões de 4 horas
- 20sessões de 2 horas
- 3,3horas por mês
Um ano típico de um trabalhador administrativo pode ficar assim, com quatro ações:
Seis estratégias para cumprir as 40 horas
Planeie por trabalhador, não só por ação
Uma lista de cursos não garante que cada pessoa chega às 40 horas. Some as horas previstas para cada trabalhador e confirme, logo no plano, que ninguém fica abaixo do mínimo.
Prefira ações curtas e regulares
Sessões de duas a quatro horas encaixam melhor no dia a dia do que cursos de vários dias seguidos, e o que se aprende tem tempo para ser aplicado entre sessões.
Combine presencial e online
Os temas práticos e de equipa funcionam melhor presencialmente. Os temas teóricos ou de ferramentas digitais podem ser dados online, sem deslocações e com mais flexibilidade de horário.
Estruture a formação interna
Quando um colega mais experiente ensina um procedimento ou uma ferramenta, isso pode ser formação. Para contar, precisa de objetivos, conteúdos, duração definida e registo das presenças.
Fixe um ritmo no calendário
Reserve, por exemplo, uma manhã por mês para formação. Um ritmo fixo evita que a formação seja sempre adiada por causa de urgências.
Faça um ponto de situação a cada trimestre
Verifique quantas horas tem cada trabalhador. Quem estiver atrasado em junho ainda tem tempo para recuperar; quem estiver atrasado em novembro, já não.
Dentro ou fora do horário de trabalho?
O ideal é que a formação decorra dentro do horário de trabalho. É mais justo para os trabalhadores e aumenta a participação.
Quando não for possível, o Código do Trabalho prevê que a formação profissional realizada fora do horário de trabalho não é considerada trabalho suplementar se não exceder duas horas por dia. Acima disso, aplicam-se as regras do trabalho suplementar.
Boa prática: se tiver de marcar formação fora do horário, avise com antecedência, limite-a a sessões curtas e evite que se torne a regra.
Casos que exigem atenção
- Contratos a termo: com três meses ou mais, calcule as horas em proporção à duração do contrato nesse ano e inclua estes trabalhadores no plano.
- Trabalhadores com horas em atraso de anos anteriores: dê-lhes prioridade, antes que as horas se transformem em crédito de horas.
- Saídas previstas: se um contrato vai terminar, confirme as horas em falta, porque terão de ser pagas.
- Ausências prolongadas: licenças e baixas longas afetam o calendário. Reveja o plano quando a pessoa regressar.
Para fazer as contas a horas em atraso, consulte o guia Como calcular as horas de formação em dívida aos trabalhadores.
Calculadora: quantas horas faltam?
Indique as horas que um trabalhador já fez este ano e os meses que faltam até ao fim do ano.
28 h em falta
Cerca de 4,7 horas por mês, ou 7 sessões de 4 horas até ao fim do ano.
Como registar a formação
Cumprir as horas não chega: é preciso conseguir prová-lo, numa inspeção ou no Anexo C do Relatório Único. Para cada ação, guarde:
- Programa e objetivos
- Datas, horário e duração
- Folhas de presença assinadas
- Sumários das sessões
- Identificação do formador ou da entidade
- Certificados de formação
Mantenha também uma ficha por trabalhador com o total de horas por ano. É a forma mais rápida de saber, a qualquer momento, quem já cumpriu e quem está atrasado.
Perguntas frequentes
As 40 horas são por trabalhador ou para a empresa?
São por trabalhador. Cada trabalhador tem direito a pelo menos 40 horas de formação contínua por ano. Separadamente, a empresa deve abranger em cada ano pelo menos 10% dos trabalhadores com contrato sem termo.
A formação online conta para as 40 horas?
Sim, desde que seja formação contínua relevante para a atividade do trabalhador e fique registada, com as horas, os conteúdos e a participação.
O trabalhador pode recusar a formação?
O Código do Trabalho inclui, entre os deveres do trabalhador, participar de modo diligente nas ações de formação profissional proporcionadas pelo empregador. Situações concretas de recusa devem ser analisadas caso a caso.
O que acontece se a empresa não cumprir as 40 horas?
As horas não asseguradas até ao fim dos dois anos seguintes transformam-se em crédito de horas, que o trabalhador pode usar para formação da sua iniciativa. Se o contrato terminar, as horas em falta são pagas. O incumprimento pode ainda dar origem a contraordenação.
Nota informativa: este guia tem caráter geral e não dispensa a consulta da legislação em vigor, nomeadamente do Código do Trabalho, nem o aconselhamento jurídico adequado à situação concreta de cada empresa. A calculadora é indicativa.